Hemos visto anteriormente la guía más usual que se debe utilizar a la hora de hacer un pedido.  Las ofertas iniciales para un producto, proceso o servicio innovador contendrá todas aquellas preguntas, pero también es importante que nosotros facilitemos cierta información para que el proveedor sitúe con mayor conocimiento nuestras necesidades.

Un Pliego de condiciones deberá contener además de la información ya expuesta, la siguiente:

Objetivo de la contratación (muy breve)

Presentación de la empresa cliente (también se puede poner como Anexo)

Determinación de responsabilidades(quién hace cada actividad) en la contratación. En ocasiones esto supone la entrega de un flujo de materiales y del proceso de trabajo delimitando el responsable de cada actividad.

Esto se produce con naturalidad en aquellas contrataciones en las que el cliente tiene que efectuar algún tipo de operación en el producto (por ejemplo estampación), para devolver seguidamente el mismo al proveedor para que  termine su elaboración.

Exposición de condicionantes particulares(temperatura en el transporte, nivel de higrometría, manipulación de  mercancías de uso restringido, etc.).

Procedimientos que deben aplicarse (fundamentalmente para el intercambio de información).

Las especificaciones de calidad (normas ISO 9.00X y 14.00X, u otras normas UN, UNE, DIN etc.)

La planificación de entregas (utilizando diagramas de gantt que estudiaremos más adelante).

Condiciones de gestión del contrato (responsables del seguimiento del mismo, periodicidad de reuniones, entrega de documentación parcial de avance, entrega de pruebas, etc.).

Como hemos comentado anteriormente, un aspecto a incluir  en el pliego es la formulación para el cálculo de precios, lo que transmitirá a nuestros proveedores la sensación y seguridad de que hemos efectuado una profunda reflexión en este punto crucial.

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